Definisi membuat keputusan

Membuat keputusan ialah sesuatu tindakan yang diambil secara sedar dari pelbagai alternatif dengan tujuan mencapai hasil yang diharapkan  (Massie, 1987). Merupakan aktiviti pemilihan dari pelbagai alternatif dan merupakan nadi dalam perancangan, ini menurut (Koontz & Dannel (1978). Proses membuat keputusan adalah proses memilih pilihan yang logik daripada pilihan yang tersedia, dimana dalam proses membuat keputusan yang baik, individu tersebut mestilah menjangkaui pemikiran ke arah negatif dan positif terhada setiap pilihan yang dibuat dan lebih mengutamakan alternatif yang dipilih. Proses membuat keputusan lebih berkesan, individu boleh menilai masa depan terhadap pilihan yang dibuatnya kemudian berdasarkan item yang dipilih maka ia dapat menentukan pilihan yang terbaik setiap keadaan situasi sekeliling.

Keputusan dan membuat keputusan & situasi membuat keputusan

Keputusan merupakan pilihan yang dibuat berdasarkan alternatif yang boleh diambil sebagai usaha membuat sesuatu keputusan.

Membuat keputusan ialah proses dimana mengenalpasti masalah dan peluang yang ada kemudian menyelesaikan masalah.

                                                                          

Terdapat tiga situasi membuat keputusan:

Situasi mudah

Contoh: Nak pakai baju apa hari ini?

               Nak telefon ibubapa hari ini?

Situasi sederhana

Contoh: Pilih bekerja atau sambung belajar

Situasi rumit

Contoh:Nak bina kampus cawangan?

              Nak melabur di Afrika Selatan 

Type of decision making (jenis membuat keputusan)

Programmed and non-programmed decision making

Keputusan yang dirancang selalunya terjadi apabila sesuatu peraturan keputusan dapat dilaksanakan dan dikembangkan pada masa hadapan. Biasanya keputusan yang dibuat bertujuan untuk respon terhadap sesebuah organisasi serta masa depan individu tersebut. Mewujudkan satu peraturan, jadi peraturan tersebut membimbing ke arah pembentukan keputusan masa depan apabila meletakkan membuat keputusan secra lebih berkesan dan efficient. Keputusan yang dibuat mampu menjangkakan masalah yang akan berlaku di masa akan datang serta membantu jalan penyelesaian.

Keputusan yang tidak dirancang atau diprogramkan selalunya digunakan dalam situasi dimana wujudnya keadaan persekitaran yag tidak berstruktur, matlamat yag kabur serta kekurangan bahan maklumat. Keadaan ini memerlukan analisis secara spesifik setiap keputusan yang wujud kemudian membuat keputusan akan mengambarkan secara spesifik terhadap sesetengah isu serta keputusan yang tidak konsisten. Disini kita tidak boleh menjangka masalah yang berlaku kemudian setiap masalah yang berlaku terpaksa diceburi apabila berlaku.

Proactive and reactive decisions.

Keputusan pro-aktif kerap berlaku dalam sesebuah organisasi, keputusan ini memberi masa untuk belajar serta membuat pilihan kemudian membantu menganalisis situasi-situasi persekitaran seterusnya melakukan keputusan yang lebih baik. Jenis keputusan ini membantu dari segi fasa persediaan dan juga pelaksanaan dimana peringkat persediaan boleh mengenalpasti masalah, mengumpulkan maklumat dan menilai akibat setiap pilihan yang dibuat selanjutnya membuat keputusan.

Keputusan re-aktif pula tidak mengikut masa kerana individu mestilah berada di bawah tekanan masa dan keadaannya serta malah keputusan menjadi dilema iaitu sangat penting dan juga sangat sukar dihadapi.

Responsive and intuitive decisions (Keputusan responsif dan intuitif)

Bagi proses membuat keputusan responsif, membuat keputusan dalam bentuk respon terhadap sesuatu data yang boleh diterima. Dalam membuat keputusan responsif, proses membuat keputusan lebih berfokus dan sebagai tindak balas kepada trend yang terdapat dalam metrices sesebuat korporat. Orang lebih tertumpu hanya apabila sesuatu data yang boleh didapati bila-bila masa sahaja serta boleh memahami apa yang akan berlaku.

Keputusan intuitif pula menerima input dan idea tanpa mengetahui sesuatu perkara dna dari mana ia berlaku. Proses membuat keputusan Intuitif adalahlebih  menggunakan akal kerana ia melibatkan tambahan sensor melihat dan sedar terhadap informasi luaran.

Micro and macro decision making (membuat keputusan secara mikro dan makro)

Membuat keputusan secara mikro merujuk kepada keputusan yang dibuat secara transaksi dengan transaksi, pelangan dengan pelangan. Keputusan secara mikro adalah keputusan yang kecil biasanya dilakukan banyak kali. Walaupun keputusan yang dibuat adalah pada tahap bawah, ia tetap memberi impak yang besar terhadap sesuatu orgnisasi atau individu tersebut.

Keputusan secara macro adalah keputusan yang betul dan fokus kepada bagaimana proses keputusan distrukturkan.keputusan makro yang dibuat kemudian boleh mempengaruhi keputusan sebelum dan menentukan konteks yang di bawahnya suatu kelompok mikro mempunyai keputusan yang perlu diambil. Sebagai contoh keputusan makro untuk menerima pilihan reka bentuk amalan kerja untuk satu unit kerja mengandungi keputusan mikro untuk membuat keputusan bagi setiap tugas di mana dan oleh siapa ia akan dilakukan. Urutan hierarki keputusan makro di panggil pokok keputusan.

Membuat keputusan "Berhati-hati vs Berani"

Individu yang membuat keputusan secara berhati-hati adalah mampu membawa satu keputusan yang sangat penting dan bermakna, ini membabitkan soal ketekunan, keyakinan dan penuh berwaspada dalam soal menentukan pilihan yang dipilih. Biasanya membuat keputusan secara berhati-hati akan mengurangkan risiko yang akan dihadapi nanti, kerana kita boleh menjangka apa yang berlaku dan sudahpuh membuat persediaan yang rapi dalam mengahadapi risiko.

Manakala membuat keputusan secara berani akan menghadapi risiko yang tinggi kerana keputusan yang dibuat belum tentu bersesuaian dengan kehendaknya lagipun kemungkinan untuk memperolehi risiko ialah tinggi berbanding dengan membuat keputusan secara berhati-hati.

Ciri-ciri membuat keputusan

1.  Merupakan satu proses yang berlaku secara berterusan.
2. Pemilihan yang sengaja dan reflektif.
3. Mencipta sesuatu ketentuan atau pendapat.
4. Memerlukan penelitian dan pengetahuan yang mendalam.
5. Pemilihan pelbagai alternatif.
6. Jenis keputusan bergantung kepada jenis masalah.
7. Tidak ada satu keputusan yang muktamad dalam menyelesaikan segala jenis masalah.
8. Pengumpulan maklumat yang tepat.
9. Punca masalah biasanya di luar kawalan oleh individu yang membuat keputusan dan sangat mementingkan kretiviti.

Apa yang menjadikan keputusan yang baik:

• Pengalaman
• Kecekapan
• Ketepatan Maklumat
• Analisa yang betul

Proses membuat keputusan

LANGKAH MEMBUAT KEPUTUSAN

Proses membuat keputusan ialah pemilihan diantara alternatif. Beberapa langkah untuk proses membuat keputusan:

Step 1: Defining the problem (mengenalpasti masalah)

Langkah pertama ke arah membuat sebarang proses membuat keputusan adalah dengan mengenalpasti masalah terlebih dahulu. Mestilah mempunyai matlamat atau objektif yang jelas kemudian menyatakan impian atau matlamat selepas membuat keputusan.

Step 2: Develop alternatives (kembangkan alternatif)

Step 3: Evaluate the Alternatives (Menganalisis alternatif)

Step 4: Make the decision (membuat keputusan)

Step 5: Implement the solution( Laksanakan keputusan)

Berikut merupakan beberapa contoh untuk proses membuat keputusan berdasarkan tokoh.

Menurut Hoy dan Miskel (1978) pula, proses membuat keputusan adalah seperti berikut:

•  Mengenal pasti dan mendefinisikan masalah.
•  Menganalisis kesukaran masalah dalam situasi semasa.
• Mengadakan kriteria untuk penyelesaian.
• Membuat perancangan atau strategi untuk tindakan. Ini termasuklah mengkhususkan alternatif, meramal kesan-kesan dan memilih alternatif.
• Membuat perancangan dari segi merencana, berkomunikasi, menyelenggara dan menilai.

Newman, Summer dan Warren (1972), mencadangkan proses membuat keputusan seperti berikut:

• Membuat diagnosis masalah.
• Mencari penyelesaian-penyelesaian alternatif.
• Membanding dan menganalisis alternatif.
• Memilih satu tindakan.

Griffith (1959), menyatakan proses membuat keputusan merangkumi aspek-aspek berikut:

• Mengenal pasti, mendefinisi dan menghadkan masalah.
• Menganalisis dan menilai masalah.
• Membentuk kriteria yang mana penyelesaian boleh dinilai atau dipertimbangkan sebagai bersesuaian dengan keperluan.
• Mengumpul data.
• Menggubal dan memilih penyelesaian yang paling baik. Membuat ujian di peringkat awal.
• Melaksanakan penyelesaian yang dipilih: Rancangkan penyelesaian, mengawal aktiviti-aktiviti dalam perancangan dan menilai hasil dan proses.

Elements in managerial decision

Decision: A conscious choice among alternative course of action

Therefore the 3 elements are:

     -A conscious choice among alternatives

     - A specific purpose

     - A course of action

APPROACHES TO DECISION MAKING

 Rational (logical approach)

• Define the problem (condition and limitation)and the set of objective. 
• Analyze the problem 
• Fact finding. 
• Develop alternative solution : brain storming. 
• Decide on the best solution.
• Convert the decision into action. 
• Follow up

What is problem ?

Problem is a chance for you to do your best. A problem is the difference between the actual state and desired state and  problem is an opportunity for improvement.

   

      -Intuitive approach

      -Unable to decide (indecisive approach)

      -Implulsive approach

What is problem solving

PROBLEM SOLVING IS A TOOL, A SKILL AND A PROCESS

• It is a tool because it can help you to solve an immediate problem or to achieve a goal.
• It is a skill because once you have learnt it, you can use it repeatedly, like the ability to ride a bicyle, add number or speak a language.
• It is also a process because it involves a number of steps.

Stage of problem solving

                                                                                                                                                                     Stage1: Identify the problem

               Stage 2: Search out the case and set the facts

 

                 
 

Stage 3:  Define the real problem and set obejective

 

                                                         

                                                       Stage 4:  Develop alternative solution

                                      Stage 5: Decide on the best solution

 

         Stage 6: Implement the decision

 

Stage 7: Follow up

Membina kemahiran membuat keputusan (Building decision making skill)

Buat keputusan apabila ia diperlukan

Berwaspada dalam menangani masalah ke arah menuju penyelesaian

Accept responsibility fully

Keep an open mind

Sentiasa memastikan keutamaan diri dalam membuat keputusan

Distinguish what's important

Techniques in problems solving

BRAIN STORMING (SUMBANG SARAN)

Sumbang saran merupakan sesi yang formal yang biasanya berlaku dalam sesuatu kelompok manusia iaitu antara 5 hingga 7 orang. Aktiviti ini juga dikenali sebagai sesi perbincangan dimana ia melibatkan penjanaan idea oleh setiap ahli dalam kumpulan dan semua ahli wajib menyumbangkan idea kemudian kesemua idea akan dinilai semula bagi mengenalpasti idea yang terbaik sesuai untuk diaplikasikan.

THINKING HATS METHODS (KAEDAH TOPI BERFIKIR) 


Topi dalam konteks ini bermaksud keadaan tertentu fikiran, bermakna topi ialah sesuatu pemikiran  fokus pada masalah yang diberikan secara eksklusif dengan mengambil berat terhadap beberapa perkara iaitu:

Putih: Fakta yang susah, Figures dan informasi,
Red  : Perasaan dan emosi,
Black: Tidak logik, negatif, kesalahan dan risiko,
Kuning: Nilai positif, faedah, harapan dan impian,
Hijau: Idea baru dan konsep,
Biru:Sintesis, summaries, pandangan dan tanggapan.

NOMINAL GROUP TECHNIQUES (TEKNIK NOMINAL KUMPULAN)

Setiap ahli berkongsi idea-idea mereka. Perakam A menyenaraikan semua idea-idea yang berbeza. Semua orang kemudian membuat peringkat pilihan mereka secara individu dari keseluruhan senarai antara 1- (hingga) 10. Skor ini ditambah bersama-sama dan skor kumpulan diberikan. Ini memberikan keutamaan secara kelompok. (Jika nombor 1 digunakan untuk menilai pilihan terbaik individu, maka item senarai dengan penilaian kelompok yang paling kecil adalah yang paling dikehendaki.)

BRAIN WRITING (OTAK BERTULIS) 


Setiap orang mencatat idea atau penyelesaian kepada masalah ini di atas sekeping kertas dan menambahkan ke tumpukan atau kertas yang dikumpulkan kemudian semua orang kemudian mengambil kertas yang berbeza dari tumpukan kertas tersebut dan menambah idea yang berkaitan dengan yang sudah ada di halaman itu. Tuliskan perkara pertama yang terlintas di fikiran. Idea-idea ini kemudiannya boleh disusun dan dibincangkan untuk membangunkan satu penyelesaian akhir. (Hal ini sering berjaya dalam kumpulan yang lebih tenang, apabila sukar untuk mendapatkan semua orang bercakap.)

FORCE-FIELDS ANALYSIS (ANALISIS MEDAN DAYA) 


Pasukan List "menolak untuk mengubah keadaan" dan "pasukan mendorong terhadap perubahan keadaan". Menggariskan strategi untuk mengurangkan kekuatan pasukan dan membangunkan pelan tindakan untuk mencapai penyelesaian.

CRITERIA MATRIC (KRITERIA MATRIX)

Membangunkan satu set standard yang mempunyai  setiap alternatif yang akan dinilai. Beberapa contoh adalah: kos, risiko yang terlibat, ketepatan masa, keselesaan atau kepuasan. Matriks ini kelihatan seperti sebuah meja dengan alternatif ke bawah di sebelah kiri dan kriteria di atas. Setiap alternatif peringkat dengan kriteria (1-5, ya atau tidak, dan lain-lain) dan dijumlahkan di bahagian bawah. 

CIRCLE CHART (CARTA BULATAN)

Bahagikan kertas kepada empat kuadran dan labelkan setiap satu kuadran empat tajuk: Apa yang salah (secara teori), apa harus dilakukan? (dalam teori), Apa yang salah? (di dunia nyata), dan apa yang dapat dilakukan? (di dunia nyata). Ini akan memulakan sesi brain storming untuk membantu membangunkan penyelesaian.

Bubble-up/Bubble-down

Digunakan untuk peringkat kenyataan atau idea atau meletakkan idea dalam urutan yang teratur. Baca kedua-dua kenyataan pertama, memutuskan antara kedua-dua pernyataan yang paling tidak disukai dan harus dihapuskan. Sekarang bandingkan pernyataan sebelah kiri untuk yang seterusnya dalam senarai itu dan terus melakukan ini sehingga anda telah mencapai item terakhir dalam senarai anda dan kumpulan itu berpuas hati. (sebagai contoh: apabila membeli sebuah rumah, ia adalah lebih mudah untuk membandingkan rumah yang sedang anda lihat dengan rumah terakhir dilihat Setelah menilai cara ini kadar satu, anda menghapuskan salah satu daripada dua ini keutamaan dari keduanya adalah satu-satunya.. rumah yang digunakan dalam perbandingan masa hadapan.)